E-Mail gesetzeskonforme Archiviert.
Backup: Kopie zur Datensicherung, keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen oder Löschungen.
Rechtssicheres Archiv: Manipulationssicher, revisionssicher, nachvollziehbar, gesetzeskonform.
Alle E-Mails werden lückenlos mit dem Eingang oder Ausgang des Server archiviert.
Das Titelbild “E-MAIL ARCHIVIERUNSPLICHT" wurde mit Gemini – KI-Assistent von Google erzeugt.
Merkmale einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung
Ein gesetzeskonformes E-Mail-Archiv arbeitet unabhängig von den Aktionen im E-Mail-Programm.
Langfristig
Langfristige E-Mail-Archivierung
Die langfristige E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass E-Mails über den gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum hinweg sicher gespeichert werden. Bei einem Zeitraum von 10 Jahren sind Sie auf der sicheren Seite.
Systematisch
Systematisch E-Mail-Archivierung
Eine systematische E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass alle E-Mails geordnet, strukturiert und leicht auffindbargespeichert werden. Dadurch wird die Verwaltung großer Mengen an Nachrichten übersichtlich und effizient, während gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Lückenlos
Lückenlose E-Mail-Archivierung
In einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung werden alle E-Mails lückenlos erfasst – sowohl eingehende als auch ausgehende Nachrichten. Die Archivierung erfolgt direkt am Server, sodass jede E-Mail automatisch gespeichert wird, sobald sie gesendet oder empfangen wird.
Manipulationssicher
Manipulationssicher E-Mail-Archivierung
Ein zentrales Merkmal einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung ist die Manipulationssicherheit. Das bedeutet, dass einmal archivierte E-Mails nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies protokolliert wird. Jede Aktion – egal ob Zugriff, Verschieben oder Löschung – wird nachvollziehbar dokumentiert.
Unveränderbar
Unveränderbar E-Mail-Archivierung
Unveränderbarkeit sorgt dafür, dass die E-Mails in ihrer originalen Form gespeichert bleiben, inklusive:
Inhalte der Nachricht
Anhänge
Metadaten wie Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit
Revisionssicher
Revisionssicher E-Mail-Archivierung
Ein revisionssicheres E-Mail-Archiv stellt sicher, dass alle archivierten E-Mails jederzeit vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sind. Dies ist besonders wichtig für Betriebsprüfungen, Steuerprüfungen oder rechtliche Auseinandersetzungen.
Vorteile der revisionssicheren Archivierung:
Rechtssichere Beweissicherung
Schutz vor Manipulation und Datenverlust
Einfache Vorbereitung auf Prüfungen oder Audits
Die Revisionssicherheit macht ein E-Mail-Archiv zu einem verlässlichen Instrument für Unternehmen, das gesetzliche Pflichten erfüllt und jederzeit den Nachweis über die Vollständigkeit und Integrität der archivierten E-Mails ermöglicht.
Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen in Deutschland
In Deutschland stützt sich die Archivierungspflicht vor allem auf:
Abgabenordnung (AO)
Handelsgesetzbuch (HGB)
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
Diese Vorschriften legen detailliert fest, welche Dokumente und wie lange diese aufzubewahren sind.
10 Jahre: z. B. Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventare, Steuerunterlagen
6 Jahre: z. B. Handelsbriefe, interne und externe Korrespondenz
Die Frist beginnt in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen in Österreich
Auch in Österreich besteht eine gesetzliche Archivierungspflicht, die insbesondere im Unternehmensgesetzbuch (UGB), der Bundesabgabenordnung (BAO) und in der Umsatzsteuergesetzgebung verankert ist.
Grundsatz: Unternehmen müssen Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufbewahren.
Verlängerte Fristen: Bei laufenden Verfahren, z. B. Steuerprüfungen, oder für bestimmte Unterlagen wie Unterlagen zu Grundstücken, kann die Frist auf zehn Jahre oder länger ausgedehnt werden.
Form der Aufbewahrung: Papier- und elektronische Archivierung sind erlaubt, solange Lesbarkeit, Vollständigkeit und jederzeitige Zugänglichkeit gewährleistet sind.
Die Frist läuft ebenfalls ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde.
Die genannten Fristen zur E-Mail-Archivierung dienen lediglich dazu, Ihnen einen groben Überblick zu geben und die Notwendigkeit der Archivierung zu verdeutlichen.
Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit oder absolute Richtigkeit.
Die genauen Aufbewahrungsfristen können je nach Land, Branche oder Einzelfall variieren.
Bitte erfragen Sie die verbindlichen Fristen bei einem Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben einhält.